Wie Dresdens „Fit4Congress“ Teilnehmer aktiviert
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Premierenveranstaltung im neu renovierten Dresdner Löwensaal
Live-Showcase für innovative Eventgestaltung
Theoretisches live erleben, mitmachen und netzwerken – für die 2019er-Ausgabe von „Fit4Congress“ hatte es sich die Dresden Marketing GmbH zum Ziel gesetzt, das Thema der Weiterbildungsveranstaltung so anschaulich wie möglich zu machen: Um den „Kongress der Zukunft“ ging es für die rund 110 Teilnehmer aus ganz Deutschland. Mit einem ganzheitlichen Konzept, bei dem Inhalt und Format miteinander einhergingen, gelang es dabei, die Aspekte Dialog, Vernetzung und Interaktion als Leitlinien für erfolgreiche, teilnehmerfokussierte Veranstaltungen nicht nur theoretisch zu vermitteln, sondern erlebbar zu machen.
Kongress der Zukunft erlebbar machen
„Die Spiegelung von theoretischen Inhalten in der praktischen Ausführung unserer Veranstaltung wurde von den teilnehmenden Eventprofis als echter Mehrwert empfunden“, erläutert Juliane Hilbig, Projektleiterin der Veranstaltung. „Zu unserer Keynote zum Kongress der Zukunft bekamen wir beispielsweise viel positives Feedback, dass die Inhalte der Rede direkt in der Veranstaltung wiedergefunden werden konnten.“ Dazu gehörte auch die Umsetzung eines Raum-im-Raum-Konzepts, bei dem die Veranstaltungselemente „Expert Corner“ als Plattform für Veranstaltungsdienstleister aus Dresden und Umgebung, das „Expert Camp“ als eine Wissenssession sowie das Catering alle im selben Raum stattfanden.
© BLEND3, Frank Grätz
© BLEND3, Frank GrätzNeue Formate überzeugen
Ein ungewohntes Set-up auch für die vortragenden Experten, das in der Ausführung allerdings komplett überzeugte: „Ich war vorab gespannt, wie das funktionieren würde und kann jetzt nur sagen: sehr gut“, so Sarah Skavron vom GCB German Convention Bureau, die im Expert Camp im Rahmen eines „Silent Disco“-Konzepts die Forschungsergebnisse des „Future Meeting Space“-Projekts zum Thema „Erfolgsfaktor Teilnehmer-Experience“ präsentierte. „Das Ganze brachte eine gewisse Gelassenheit und Ruhe in den Tag. Das sonstige ‚von einem Raum zum anderen rennen‘ entfiel und alle waren entspannter.“
Ihre erste „Silent Disco“, bei der sich die Zuhörer per Kopfhörer in ihren Expert Camp Vortrag einwählen konnten, war für die Projekt Managerin eine gelungene Premiere: „Abgesehen von der reibungslosen technischen Umsetzung, war es besonders interessant, wie viele mich danach fragten, wie das Erlebnis für mich als Referentin war.“ Das unmittelbare Erleben von Theorie spielte auch hier eine wichtige Rolle. Denn: „Parallel zu den Inhalten zum Thema Teilnehmer-Experience, die ich vermittelt habe, konnten die Fit4Congress-Teilnehmer die ‚Silent Keynote‘ direkt als ein Beispiel erleben, wie man die Teilnehmer-Experience gestalten kann, und bekamen so gleich doppelt Input.“
Ihre erste „Silent Disco“, bei der sich die Zuhörer per Kopfhörer in ihren Expert Camp Vortrag einwählen konnten, war für die Projekt Managerin eine gelungene Premiere: „Abgesehen von der reibungslosen technischen Umsetzung, war es besonders interessant, wie viele mich danach fragten, wie das Erlebnis für mich als Referentin war.“ Das unmittelbare Erleben von Theorie spielte auch hier eine wichtige Rolle. Denn: „Parallel zu den Inhalten zum Thema Teilnehmer-Experience, die ich vermittelt habe, konnten die Fit4Congress-Teilnehmer die ‚Silent Keynote‘ direkt als ein Beispiel erleben, wie man die Teilnehmer-Experience gestalten kann, und bekamen so gleich doppelt Input.“
Teilnehmerinteraktion begeistert
Das Engagement, große Interesse und hohe Interaktion seitens der Teilnehmer waren auch für Dr. Christina Buttler, Director Strategy & Innovation bei MCI Deutschland, ein besonderes Merkmal der Veranstaltung. Abgesehen von einer einleitenden Keynote zum Kongress der Zukunft leitete sie zwei „Wir gestalten den Kongress der Zukunft“ Workshops, in denen alle Facetten einer Veranstaltung von den Teilnehmern im Rahmen eines „Kongresscamp“ durchgespielt wurden. Die Veranstaltungsplaner waren dafür im Vorfeld gebeten worden, ihre eigenen „Cases“, wie Events, Kongresse oder Symposien, mitzubringen, damit in Gruppen daran gearbeitet werden konnte: „Ich bin begeistert von dem, was die Teilnehmer mitgebracht haben. Die intensive Teilnahme hat meine Erwartungen übertroffen“, so die Veranstaltungsexpertin, die zudem betont, was die Workshop-Arbeit so wertvoll macht: „Nicht ich habe etwas vorgegeben, sondern die Teilnehmer haben miteinander selbst Lösungen gefunden, die nun in die Realität umgesetzt werden können – und das ist einfach ein sehr schönes Gefühl.“